Efektywność to dla każdego managera jedna z najważniejszych umiejętności. Efektywności można i trzeba się nauczyć, aby móc realizować pewne zadania szybciej i lepiej. Dlatego też ten wpis jest bardzo ważny dla każdego artysty, który jest swoim managerem. Chciałbym podzielić się z wami najważniejszą, według mnie, zasadą efektywności, którą stosuję od lat w życiu codziennym. Zrewolucjonizowała ona moją pracę w obszarze zawodowym oraz prywatnym. Czy jesteście gotowi na rewolucję również w swoim życiu?
Jestem przekonany, że skrzynka odbiorcza większości z was wygląda podobnie – nieprzebrane ilości wiadomości e-mail, wiadomości odczytane mieszają się z nieprzeczytanymi. E-maile zawodowe przemieszane są z powiadomieniami i wiadomościami marketingowymi. Odnalezienie czegokolwiek w tym gąszczu to z pewnością niełatwe zadanie. A jak często zdarzyło się wam przeczytać w biegu jakiegoś e-maila przez smartfon, a logując się potem na komputerze zupełnie tę wiadomość przeoczyliście?
Na czym polega zasada Inbox Zero?
Inbox Zero to reguła efektywności, która została przedstawiona przez Merlina Manna, amerykańskiego blogera i eksperta z dziedziny produktywności. Początkowo opracowana była na potrzeby e-maila, ale ma ona zastosowanie w wielu innych obszarach. Osobiście, oprócz Gmaila, Inbox Zero stosuję głównie w Messengerze, WhatsAppie, Wiadomościach (SMS) i w codziennym obiegu papierowych dokumentów w pracy i w domu.
Założeniem Inbox Zero jest sprawienie, aby wasza skrzynka odbiorcza była zawsze pusta. Innymi słowy, to wyrobienie w sobie prostego (!) nawyku opartego na kilku kryteriach stosowanych w stosunku do każdej przychodzącej wiadomości, które za chwilę opiszę.
Jedno miejsce.
Najważniejszym założeniem Inbox Zero jest stworzenie jednego miejsca na wszystkie przychodzące komunikaty. Uważam, że każdy z was powinien posiadać tylko jednego klienta poczty e-mail, w którym macie podpięte wszystkie adresy, z których korzystacie. Wiem, że w przypadku służbowego adresu e-mail nie jest to często możliwe ze względu na politykę firmy. Ale jeżeli sami posiadacie kilka adresów e-mail u różnych usługodawców, podłączcie je pod jedną skrzynkę odbiorczą, a nie logujcie się na różnych serwisach do sprawdzania poszczególnych kont. Wszystko powinno wpadać do jednego miejsca.
Wybierz Gmaila!
Gmail to bez wątpienia jeden z najpopularniejszych serwisów poczty e-mail. Jego popularność wynika w ogromnej mierze z wielu innowacyjnych funkcji oraz braku reklam. Konta w popularnych polskich serwisach, takich jak wp.pl, interia.pl, onet.pl czy – o zgrozo – tlen.pl, zalane są niechcianą pocztą reklamową. W Gmailu nie ma tego problemu!
Bardzo ważną funkcją Gmaila jest grupowanie wiadomości w wątki, dzięki czemu macie zachowaną ciągłość korespondencji. Jest to opcja, bez której nie wyobrażam sobie codziennego funkcjonowania.
Archiwum
Właściwie wszystkie konta pocztowe i komunikatory posiadają funkcję archiwizowania wiadomości. Mało kto o tym wie, nie wspominając już o korzystaniu. Archiwum to miejsce, do którego możecie “schować” e-maile, wiadomości, SMSy. Macie do nich dostęp na takiej samej zasadzie, jakby były w skrzynce odbiorczej, natomiast nie widzicie ich za każdym razem, kiedy wchodzicie na swoje konto pocztowe. Mówiąc prościej, to taka druga skrzynka odbiorcza, do której przerzucacie wszystkie e-maile, na które już odpisaliście.
Reguły działania w stosunku do przychodzącej poczty i komunikatów
Kryteria, o których wspomniałem powyżej, należy bezwzględnie stosować do każdej wiadomości, która pojawia się w waszej skrzynce odbiorczej. Oto one:
1. Usuń
Każdy e-mail, który jest wysłany informacyjnie, nie wymaga od was żadnego działania i nie będziecie musieli do niego wracać w przyszłości, powinien zostać usunięty. Zróbcie to, co robicie z niepotrzebnymi papierami na biurku – pozbądźcie się go! Jeżeli chcecie wprowadzić do swojego życia zasadę Inbox Zero, zróbcie jeszcze jedną ważną rzecz: jeżeli zapisaliście się na listy mailingowe, newslettery, otrzymujecie powiadomienia, które jedynie was irytują i których nawet nie otwieracie – wypiszcie się. Powiadomienia z Facebooka, mailingi ze sklepów internetowych – to wszystko nie powinno zaśmiecać waszej skrzynki odbiorczej, chyba że te wiadomości są dla was rzeczywiście wartościowe i ważne.
2. Oddeleguj/prześlij
Jeżeli otrzymujecie jakąś wiadomość, która niekoniecznie powinna trafić do was, przekażcie ją właściwej osobie i usuńcie lub zarchiwizujcie. Jeżeli sytuacja tego wymaga, poinformujcie swojego nadawcę, że przekazaliście wiadomość odpowiedniej osobie, podajcie jej dane kontaktowe. Dzięki temu nadawca będzie miał pewność, że wiadomość dotarła i ktoś się nią zajmuje, ale odpowiedź nadejdzie od innej osoby. Dzięki temu nie wyśle do was ponownie e-maila, tylko od razu skontaktuje się z właściwą osobą.
3. Wykonaj
Tutaj należy zastosować zasadę 2 minut Davida Allena, który opracował metodę Getting Things Done (GTD). Jeżeli odpowiedź na daną wiadomość zajmie wam nie więcej niż 2 minuty – zróbcie to od razu. Odpiszcie i zarchiwizujcie wiadomość. Nawet jeżeli odpowiedź zajmie Ci więcej czasu, ale możesz to zrobić teraz – załatw to.
To aż tak proste…
4. Odłóż na później
Jeżeli dana wiadomość wymaga od was np. zebrania pewnych dodatkowych informacji albo po prostu podjęcia innego działania, dodajcie tego e-maila do listy zadań. Polecam program do zarządzania zadaniami Todoist, z którego korzystam od kilku lat. Dzięki dodatkowi zainstalowanemu w przeglądarce, mogę właściwie jednym kliknięciem przekonwertować e-mail na zadanie. Wówczas możecie zarchiwizować e-mail, który od tej chwili jest już zadaniem do wykonania. Inną opcją jest skorzystanie w Gmailu z funkcji “odłóż”. Jakiś czas temu Gmail wprowadził opcję odkładania e-maili na później. Dzięki temu zniknie on z waszej skrzynki odbiorczej i pojawi się ponownie w wyznaczonym przez was czasie, kiedy będziecie mogli na niego odpowiedzieć.
5. Zarchiwizuj
Wiadomość, na którą już odpisaliście lub która nie wymaga odpowiedzi, a przesłana była jedynie informacyjnie, powinna być zarchiwizowana. Archiwum to miejsce na takie wiadomości. Jeżeli archiwum brzmi dla was jak coś, skąd już nigdy nic się nie wydostanie, to myślcie o nim jak o drugiej, bardzo pojemnej skrzynce na listy, gdzie sobie je bezpiecznie przechowujecie. Bez problemu znajdziecie tam każdego e-maila, a filtry Gmaila dodatkowo wam w tym pomogą.
Inbox jako lista zadań
Muszę przyznać, że wszyscy zalecają, aby nie traktować swojej skrzynki odbiorczej jako listy zadań. Zgadzam się z tym, jednak tylko częściowo. Osobiście traktuję każdego e-maila podobnie jak zadania na liście zadań – czyli coś do wykonania. Każda wiadomość wymaga ode mnie podjęcia konkretnego działania, zastosowania jednego z wyżej opisanych kryteriów. Jest to więc pewnego rodzaju zadanie. Chodzi jednak o to, aby e-mail nie leżał w skrzynce odbiorczej dzień, tydzień, miesiąc, aż wykonasz dane zadanie, bo wówczas ta metoda traci zupełnie sens. Od tego jest lista zadań. Zadbaj o to, aby zamykając konto pocztowe, nie było w skrzynce odbiorczej ANI JEDNEGO e-maila.
Dlaczego warto wdrożyć w swoim życiu Inbox Zero?
Na początku wspomniałem, że opisywana metoda zrewolucjonizowała moje życie. To prawda. Wcześniej, otwierając swoją skrzynkę e-mail i widząc dziesiątki/setki/tysiące wiadomości, automatycznie dostawałem ścisku żołądka.
Inbox Zero zapewnia:
- spokój – świadomość, że w skrzynce odbiorczej macie zaledwie kilka nieotwartych e-maili zapewnia bardzo duży komfort psychiczny
- pewność, że nic wam nie umknie – macie pewność, że nie przegapiliście w gąszczu innych e-maili żadnej ważnej wiadomości, panujecie nad sytuacją i wszystko jest pod kontrolą
- mniej czasu na e-mail – jeżeli w skrzynce odbiorczej macie tysiące e-maili, wielokrotnie zaglądacie do przeczytanych i otwartych wcześniej wiadomości w poszukiwaniu tej jedynej. To absolutna strata czasu. Mierzycie się z bałaganem. To zupełnie tak, jakbyście na biurku mieli stertę nieuporządkowanych papierów i wiedzieli, że “gdzieś na tej kupce jest to, czego szukacie”.
Jak zacząć?
Jeżeli powyższe informacje i argumenty was przekonały, musicie wygospodarować trochę wolnego czasu i zacząć stosować metodę Inbox Zero od teraz! Postarajcie się jednak od początku bezwzględnie stosować do tych zasad, aby jak najszybciej weszły wam w nawyk, a gwarantuję, że sposób waszej cyfrowej komunikacji z otoczeniem będzie efektywny i przyjemny.
Inbox Zero w Gmailu
Na początku wyłączcie przypomnienia o nowej poczcie na smartfonie. Nie potrzebujecie ich. Wygospodarujcie czas na sprawdzenie poczty raz lub dwa razy dziennie i odpisywanie na wiadomości za jednym podejściem.
Po drugie: otwórzcie swojego Gmaila. W prawym górnym rogu wybierzcie: Ustawienia -> Zobacz wszystkie ustawienia -> na zakładce Ogólne znajdź opcję Wyślij i archiwizuj -> zaznaczcie „Pokaż przycisk wyślij i archiwizuj” w odpowiedzi. Standardowy przycisk „Wyślij” zostanie zastąpiony przyciskiem „Wyślij i archiwizuj”. Dzięki temu, każdy e-mail, na którego odpiszecie, od razu znajdzie się w archiwum (konwersacja zniknie ze skrzynki odbiorczej).
Tak wygląda moja skrzynka Gmail:
Teraz najważniejsza rzecz: otwórzcie swoją skrzynkę odbiorczą. Przed waszymi oczami znajdują się tysiące e-maili. Zaznaczcie je wszystkie, także te, znajdujące się na kolejnych stronach skrzynki odbiorczej. Możecie ewentualnie odhaczyć kilka e-maili, na które musicie jeszcze dzisiaj odpisać. Gotowi? Teraz kliknijcie “Archiwizuj”. Po chwili waszym oczom ukaże się pusta skrzynka odbiorcza!
Głęboki wdech. Gratuluję! Właśnie rozpoczęliście nowy etap cyfrowej efektywności w swoim życiu! 🍾
Inbox Zero w Messengerze
Ten najpopularniejszy komunikator również ma opcję archiwizacji wiadomości, z czego namiętnie korzystam. Na Messengerze bardzo łatwo się zgubić w natłoku wiadomości, a to właśnie tam załatwia się obecnie najwięcej rzeczy, pomijając często pocztę elektroniczną czy SMSy.
Niestety Messenger nie ma opcji zaznaczenia wszystkich wiadomości na raz i ich zarchiwizowania, dlatego musiałem przejść ten proces “na piechotę”. Wystarczy, że na liście wiadomości przytrzymacie chwilę dłużej wiadomość i pojawi się opcja “Archiwizuj”. Pomimo tego, że może to zająć sporo czasu – naprawdę warto. Pamiętajcie, że jak tylko ktoś do was napisze – cała konwersacja pojawi się ponownie w głównym widoku Messengera, archiwizacja to nie usuwanie!
Gdzie jeszcze stosować inbox zero?
Jeżeli zrozumiecie konieczność posiadania jednego miejsca, do którego wpadają rzeczy w stosunku do których musicie podjąć jakieś działania, wasze życie na pewno będzie bardziej efektywne! A co za tym idzie – mniej czasu będziecie potrzebowali na wykonanie pewnych czynności. Na biurku w pracy czy w domu powinniście mieć “kuwetę”, albo przynajmniej jedno miejsce, do którego wrzucacie każdy dokument, kartkę, korespondencję, notatkę, jaka wpadnie wam w ręce. Może to być także teczka lub folder, który zawsze z łatwością możesz zabrać ze sobą do torby.
Opróżnianie fizycznego Inboxa rządzi się dokładnie takimi samymi prawami jak w przypadku poczty e-mail i komunikatorów!
Idealnie będzie, jeżeli na koniec dnia lub przed wyjściem z pracy, twoja skrzynka e-mail, lista wiadomości na Messengerze lub ta fizyczna na biurku – będzie całkowicie pusta. Zobaczysz, jakiego poziomu spokoju i komfortu psychicznego doświadczysz! Wszystko pod kontrolą, bez przeładowania informacjami.
Osobiście metodę Inbox Zero stosuję w przypadku:
- fizycznej „kuwety” (folderu na dokumenty) na biurku
- poczty elektronicznej Gmail oraz Outlook
- Messengera
- WhatsAppa
- SMSów
- OLXa
…i wszędzie tam, gdzie jest to tylko możliwe.
Trzymam kciuki! Do dzieła!
