Felieton

Jak stworzyć e-mail z ofertą artystyczną?

Pracując od kilku lat w jednej z insytucji kultury, otrzymuję każdego tygodnia od kilkunastu do kilkudziesięciu ofert różnych wydarzeń artystycznych. Są to oferty koncertowe, oferty spektakli teatralnych, propozycje zorganizowania wernisaży, atrakcje dla dzieci, atrakcje plenerowe, itd. Zdecydowana większość z nich pochodzi jednak od artystów indywidualnych, a ich jakość (estetyka) pozostawia niestety wiele do życzenia. Jakie błędy popełniane są najczęściej?

Przy tak dużej ilości ofert i propozycji, które trafiają na moją skrzynkę e-mail, siłą rzeczy nie jestem w stanie zapoznać się ze wszystkimi propozycjami. Nie jestem także w stanie ocenić walorów artystycznych danego przedsięwzięcia. Jedyne co, na pierwszy rzut oka, mogę ocenić jakość wysłanej wiadomości e-mail, która również jest wizytówką mówiącą o jakości całego przedsięwzięcia.

Powierzchowne? Niestety tak. Ale tak to wygląda w większości instytucji kultury. Ilość ofert jest tak duża, że nie da się wszystkich przejrzeć, a co dopiero na nie odpisać (przypomnijcie sobie, ile otrzymaliście odpowiedzi na wysłane przez was propozycje?)

Dzwonić, czy wysyłać e-mail?

Telefon jest w stanie rzeczywiście więcej zdziałać, natomiast jest to zajęcie o wiele bardziej czasochłonne i pytanie – czy masz na tyle czasu? Ja przez długi czas dzwoniłem, ale obecnie schemat ofertowania propozycji koncertowych do innych instytucji kultury przebiega u mnie według następującego schematu:

  • wysyłam e-mail z propozycją koncertową
  • po 5 dniach wysyłam maila z przypomnieniem LUB dzwonię i pytam czy wiadomość dotarła, czy jest szansa na to, aby projekt zagościł, jak tak, to kiedy, itd.

Jeżeli dana instytucja w konteście mojej propozycji nie stanowi dużego potencjału i nie widzę zbytu wielu szans na to, żeby któryś z projektów koncertowych tam zagościł, wysyłam maila. Jeżeli jest miejsce, na którym szczególnie mi zależy – dzwonię. Próbuję dowiedzieć się kto odpowiada za organizację wydarzeń i próbuję z tą konkretną osobą porozmawiać.

Przygotowanie oferty

Oferta waszego koncertu/wystawy/spektaklu powinna być przygotowana w dokumencie zapisanym w formacie pdf i wysyłana jako załącznik. To, w jakim programie ją stworzycie, zależy już od waszych możliwości. Najczęściej oferty tworzone są w programie Word, w którym jest miejsce na opis wydarzenia, kto występuje, czasami znajduje się także cena. Oczywiście nie brakuje zdjęć.

Nie oszukujmy się – im atrakcyjniejsza oferta tym większe szanse na powodzenie. Jeżeli nie potrafisz stworzyć takiej oferty w programie graficznym (a tak powinna być ona tworzona), to przynajmniej zadbaj o właściwą interpunkcję, poprawność językową, aby zdjęcia były dobrej jakości. Oferta powinna być także zwięzła i krótka, postaraj się ograniczyć do 2, maksymalnie 4 stron, gdzie wszystkie informacje będą zawarte. Warto pomyśleć o zrobieniu jej na jasnym tle, aby można ją było wydrukować i przedstawić dyrekcji.

Czy w ofercie należy podawać cenę?

Zgodnie z polskim prawem, na wysłanie oferty powinniście otrzymać zgodę od osoby, do której chcecie ją wysłać. Wysyłanie więc propozycji z ceną jest ofertą, czyli nie powinno mieć miejsca. Z doświadczenia wiem, że osoby pracujące w instytucjach kultury wolałyby otrzymywać kompletne informacje, wraz z wysokością honorarium, chociaż zdarzyło mi się, że ktoś ostro się temu sprzeciwił.

Myślę, że w związku z tym, bezpiecznie jest przesłać informację o danym projekcie, w taki sposób, aby był to wyłącznie komunikat, że takie przedsięwzięcie artystyczne istnieje. Bez podawania ceny. Jeżeli ktoś będzie zainteresowany, na pewno o tą cenę dopyta.

Jak stworzyć e-mail z propozycją koncertową?

Jeżeli planujecie wysyłać dużo propozycji, powinniście zadbać o odpowiedni i uniwersalny szablon wiadomości, który będzie krótki i konkretny. Wystarczą 3-4 zdania z informacją w jakiej sprawie się kontaktujecie, co chcecie zaprezentować. Wszystko to co chcecie naprawdę przekazać powinno się znajdować w lekkim (niewielkich rozmiarów) załączniku. Dzięki temu odbiorca szybko oceni, czy jest zainteresowany otwarciem załącznika, czy też nie.


Jeżeli uda wam się taką wiadomość dodatkowo spersonalizować, czyli w treści dodać imię i nazwisko osoby do której się zwracacie, albo nazwę instytucji, to taki e-mail zostanie lepiej odebrany. Nie ma nic gorszego niż wysyłanie wiadomości do wszystkich jak leci i na wszystkie adresy w danej instytucji.

Podsumowując:

  1. Stwórz krótką i interesującą treść wiadomości e-mail
  2. Pamiętaj o chwytliwym tytule twojego e-maila
  3. Wszystkie informacje z propozycją przesyłaj w załączniku – zadbaj o jego atrakcyjną formę
  4. Nie przesyłaj w pierwszej wiadomości ceny ani szczegółów takich jak wykaz utworów do ZAiKSu czy rider techniczny
  5. Pamiętaj o podaniu kontaktu do siebie (w stopce koniecznie numer telefonu) oraz adresu strony www i/lub Facebooka, gdzie można znaleźć więcej informacji, sprawdzić referencje

Najczęściej popełniane błędny w ofertach:

  1. W treści maila jest zbyt dużo niepotrzebnych informacji
  2. Wysyłanie maili hurtowo, do wszystkich, gdzie popadnie (spamowanie)
  3. Wysyłanie tej oferty zbyt często (więcej niż 1-2 razy do roku)
  4. Używanie różnych fontów, kolorów, pogrubień, podkreśleń – takie emaile KRZYCZĄ!!!!!! i męczą
  5. Wysyłanie zbyt dużych załączników – np. zdjęć w oryginalnym rozmiarze do druku – wszystko powinno być zebrane w jednym dokumencie pdf, a nie: pdf, doc, 3 jpg i 2 png + rider
  6. Wysyłanie zdjęć niskiej jakości

Wysyłając ofertę swojego projektu artystycznego zawsze musicie być pewni swojego “produktu”. Jeżeli sami nie wierzycie w to co oferujecie, nie oczekujcie, że ktoś inny uwierzy w jego prawdziwą jakość. Musicie się także uzbroić w cierpliwość – nawiązanie współpracy czasami zdarza się szybko. Często trzeba będzie poczekać kilka miesięcy lub nawet lat, zanim uda wam się zagościć w danej instytucji. I z mojego doświadczenia jest tak, że na 100 wysłanych emaili dostaniecie może 10% odpowiedzi, a około 1-2 procenta to będą realne zlecenia.

Tagi

Pan Manager

Pan Manager to portal dla artystów, managerów oraz twórców i praktyków kultury. Znajdziesz tu aktualne informacje dotyczące branży, oraz praktyczne wskazówki i narzędzia, które pomogą Ci efektywnie poruszać się w branży artystycznej. Jeżeli chcesz być na bieżąco, zapraszam na profile społecznościowe na Facebooku, Instagramie oraz YouTube. Jeżeli masz ochotę się wypowiedzieć, rozpocznij lub dołącz do dyskusji - zostaw komentarz!

Powiązane

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Sprawdź także
Close
Back to top button
Close