Jeżeli zdecydowaliście się na uprawianie w swoim życiu wolnego zawodu, to znaczy, że jesteście dla siebie sterem, żeglarzem i okrętem. Jeżeli dodatkowo uprawiacie zawód artystyczny, może to oznaczać, że wasze życie zawodowe, a co za tym idzie – także prywatne – rządzi się bardzo dużą nieregularnością czasową. Sprawne zarządzanie zadaniami, projektami i przede wszystkim czasem w takich warunkach jest bardzo utrudnione. Ale nie niemożliwe!
Efektywności osobistej, zarządzania czasem (a właściwie zarządzania sobą w czasie) niestety nikt nas w szkole nie uczy. A szkoda, bo mógłby to być jeden z ciekawszych przedmiotów, a wiedza na nim zdobyta z pewnością pozytywnie wpływałaby na nasze dalsze życie prywatne i zawodowe.
Czy efektywności można się nauczyć?
Oczywiście, że tak. To jest trochę tak jak z talentem. Ktoś może mieć talent do śpiewania, ale bez pracy nad jego rozwojem – niewiele osiągnie. Czasami osoba pracowita, ale bez talentu, odnosi o wiele większe sukcesy. Twierdzenie więc, że “jestem taki niezorganizowany” nie może być w żadnym stopniu usprawiedliwieniem.
Negatywne skutki złego zarządzania czasem i projektami
Jeżeli nie potraficie wysłać rideru technicznego na czas, jeżeli nie potraficie odesłać podpisanej umowy na czas, albo nie jesteście w stanie tak zorganizować sobie czasu w taki sposób, żeby wywiązać się w umówionym terminie ze swoich zobowiązań – bez wątpienia będziecie tracić. Osobiście ostatnio miałem taki przypadek, że z artystą, którego zapraszałem do udziału w koncercie, właściwie nie było kontaktu. Nie odbierał, nie oddzwaniał, nie odpisywał. A jak już udało się połączyć, to obiecywał. I na obietnicach się kończyło. Do współpracy ostatecznie nie doszło i z pewnością, gdyby ktoś mnie o niego zapytam – podzielę się swoim negatywnym doświadczeniem (o mały włos wydarzenie przez niego nie doszło do skutku).
Chcę wam tym samym uzmysłowić, że jeżeli nie potraficie sprawnie zarządzać swoim czasem a tym samym prowadzonymi przez was projektami – tracicie zlecenia, koncerty, możliwość zarobienia pieniędzy. A chyba nie muszę podkreślać, jak każda (prawie) okazja do zarobienia w tej branży jest ważna?
Od czego zacząć?
Tak jak wspomniałem powyżej, tego wszystkiego można się nauczyć. Jeżeli nie macie managera, a zakładam, że większość z was jest w tej sytuacji, to po prostu jest to wasz obowiązek.
Znalazłem bardzo ciekawą ikonografikę (link tutaj), która prezentuje 6 skutecznych technik zarządzania sobą w czasie. W moim odczuciu znajdziecie tam najważniejsze metody, które zresztą sam na sobie wypróbowałem.
Jeżeli któraś z nich przypadnie wam szczególnie do gustu, proponuję kupić książkę, która szerzej opisuje daną metodę i po prostu zacząć wdrażać ją w swoje życie!
Jeżeli jednak nie wiecie na co się zdecydować, polecam szczególnie dwie z nich:
- metoda POMODORO – to wykorzystanie maksymalnego skupienia na danym zadaniu lub zadaniach w ciągu poszczególnych jednostek czasowych, które wynoszą 25 minut. Mówiąc wprost – nastawiasz minutnik i w ciągu 25 minut skupiacie się wyłącznie na zadaniu które znajduje się na waszej liście zadań. Kiedy minutnik zadzwoni, odrywacie się od zadania, robicie 5 minut przerwy, a następnie ponownie wracacie do pracy na kolejne 25 minut. Proste? Bardzo, a przy okazji skuteczne!
- metoda Getting Things Done – to popularna na całym świecie metoda zarządzania czasem z której korzystam w swoim życiu prywatnym i zawodowym. Proces podejmowania działań dobrze obrazuje wspomniana wyżej ikonografika, natomiast najważniejsze dwa elementy to dla mnie:
- Inbox – czyli jedno miejsce na wszystkie zadania
- Jeżeli coś możesz wykonać w ciągu 2 minut – zrób to od razu
Zapewniam, że już samo zastosowanie tych dwóch rzeczy niewiarygodnie zwiększy waszą efektywność i pomoże szybciej i sprawniej wykonywać zadania.
Życie artystyczne to życie często na walizkach. Dlatego tak ważne jest, abyście mieli jedno miejsce (inbox), do którego wpadają wszystkie wasze rzeczy. Ja mam takiego podręcznego “inboxa” zawsze ze sobą, w torbie, w formie folderu, do którego wrzucam wszystkie notatki, kartki z zapiskami, umowy, faktury. Znajdują się one tam do czasu, kiedy będę je mógł wykonać, zeskanować, wysłać, itd.
Szczegółowo metodę Inbox Zero opisałem w tym artykule:
INBOX ZERO – PIERWSZA I NAJWAŻNIEJSZA ZASADA EFEKTYWNOŚCI
Jeżeli często spędzacie czas w hotelach, w podróży, postarajcie się wykonywać wszystkie zadania w miarę na bieżąco. Warto jest się przygotować na wypadek konieczności wysłania rideru, składu zespołu do organizatora, opisu koncertu, zdjęć do promocji, wykazu utworów do ZAiKSu. Te wszystkie rzeczy możecie przygotować sobie w jednym folderze na dysku w chmurze jako “press pack” i w razie konieczności dosłownie w kilka chwil wysłać komplet informacji organizatorowi.
Postarajcie się także nie wykonywać tych samych rzeczy wiele razy, za każdym razem od początku. Spróbujcie pracować na szablonach, czyli np. mieć zapisane dane do faktury w jednym miejscu (np. w schowku w klawiaturze w smartfonie, w programie Evernote, itd), abyście w kilka sekund mogli wkleić pełne dane firmy do danej wiadomości, a nie za każdym razem pisać je z pamięci od początku.
Temat zarządzania sobą w czasie jest bardzo szeroki, dlatego też wielokrotnie będę do niego wracał i publikował informacje na temat ciekawych technik, narzędzi i aplikacji, które pomogą wam stać się dobrze zorganizowanymi artystami. A dobrze zorganizowany artysta to ten, z którym chętnie organizatorzy podejmują współpracę. Bo brak informacji ze strony artysty to prawdziwy hamulec dla managera i organizatora, a to działa wyłącznie na waszą niekorzyść.
