Pracując od kilku lat w jednej z instytucji kultury, otrzymuję każdego tygodnia od kilkunastu do kilkudziesięciu ofert różnych wydarzeń artystycznych. Są to oferty koncertowe, oferty spektakli teatralnych, propozycje zorganizowania wernisaży, atrakcje dla dzieci, atrakcje plenerowe, itd. Zdecydowana większość z nich pochodzi jednak od artystów indywidualnych, a ich jakość (estetyka) pozostawia niestety wiele do życzenia. Jakie błędy popełniane są najczęściej?
Przy tak dużej ilości ofert i propozycji, które trafiają na moją skrzynkę e-mail, siłą rzeczy nie jestem w stanie zapoznać się ze wszystkimi. Nie jestem także w stanie ocenić walorów artystycznych danego przedsięwzięcia. Jedyne, co na pierwszy rzut oka mogę ocenić, to jakość wysłanej wiadomości e-mail, która również jest wizytówką mówiącą o jakości całego przedsięwzięcia.
Powierzchowne? Niestety tak. Ale tak to wygląda w większości instytucji kultury. Ilość ofert jest tak duża, że nie da się wszystkich przejrzeć, a co dopiero na nie odpisać (przypomnijcie sobie, ile otrzymaliście odpowiedzi na wysłane przez was propozycje?)
Dzwonić, czy wysyłać e-mail?
Telefon jest w stanie rzeczywiście więcej zdziałać, natomiast jest to zajęcie o wiele bardziej czasochłonne i pytanie – czy masz na tyle czasu? Ja przez długi czas dzwoniłem, ale obecnie schemat ofertowania propozycji koncertowych do innych instytucji kultury przebiega u mnie według następującego schematu:
- wysyłam e-mail z propozycją koncertową
- po 5 dniach wysyłam maila z przypomnieniem LUB dzwonię i pytam czy wiadomość dotarła, czy jest szansa na to, aby projekt zagościł, jak tak, to kiedy, itd.
Jeżeli dana instytucja w kontekście mojej propozycji nie stanowi dużego potencjału i nie widzę zbyt wielu szans na to, żeby któryś z projektów koncertowych tam zagościł, wysyłam maila. Jeżeli jest miejsce, na którym szczególnie mi zależy – dzwonię. Próbuję dowiedzieć się, kto odpowiada za organizację wydarzeń, aby z tą konkretną osobą porozmawiać.
Przygotowanie oferty
Oferta waszego koncertu/wystawy/spektaklu powinna być przygotowana w dokumencie zapisanym w formacie pdf i wysyłana jako załącznik. To, w jakim programie ją stworzycie, zależy już od waszych możliwości. Najczęściej oferty tworzone są w programie Word, w którym jest miejsce na opis wydarzenia, informacje kto występuje, czasami znajduje się także cena. Oczywiście nie brakuje zdjęć.
Nie oszukujmy się – im atrakcyjniejsza oferta tym większe szanse na powodzenie. Jeżeli nie potrafisz stworzyć takiej oferty w programie graficznym (a tak powinna być ona tworzona), to przynajmniej zadbaj o właściwą interpunkcję, poprawność językową, aby zdjęcia były dobrej jakości. Oferta powinna być także zwięzła i krótka, postaraj się ograniczyć do 2, maksymalnie 4 stron, na których wszystkie informacje będą zawarte. Warto pomyśleć o zrobieniu jej na jasnym tle, aby można ją było wydrukować i przedstawić dyrekcji.
Czy w ofercie należy podawać cenę?
Z doświadczenia wiem, że osoby pracujące w instytucjach kultury wolałyby otrzymywać kompletne informacje, wraz z wysokością honorarium. Zdarzyło mi się jednak, że otrzymałem telefon z pretensjami, że wysyłam komuś ofertę, o którą nie prosił. Z tego względu, bezpieczniej jest nie podawać więc ceny w treści maila. W przypadku zainteresowania ze strony odbiorcy, na pewno o to dopyta.
Jak stworzyć e-mail z propozycją koncertową?
Jeżeli planujecie wysyłać dużo propozycji, powinniście zadbać o odpowiedni i uniwersalny szablon wiadomości, który będzie krótki i konkretny. Wystarczą 3-4 zdania z informacją w jakiej sprawie się kontaktujecie, co chcecie zaprezentować. Wszystko to, co chcecie naprawdę przekazać powinno się znajdować w lekkim (niewielkich rozmiarów) załączniku. Dzięki temu odbiorca szybko oceni, czy jest zainteresowany otwarciem załącznika, czy też nie.
Jeżeli uda wam się taką wiadomość dodatkowo spersonalizować, czyli w treści dodać imię i nazwisko osoby, do której się zwracacie, albo nazwę instytucji, to taki e-mail zostanie lepiej odebrany. Nie ma nic gorszego niż wysyłanie wiadomości do wszystkich jak leci i na wszystkie adresy w danej instytucji.
Podsumowując:
- Stwórz krótką i interesującą treść wiadomości e-mail
- Pamiętaj o chwytliwym tytule twojego e-maila
- Wszystkie informacje z propozycją przesyłaj w załączniku – zadbaj o jego atrakcyjną formę
- Nie przesyłaj w pierwszej wiadomości ceny ani szczegółów takich jak wykaz utworów do ZAiKSu czy rider techniczny
- Pamiętaj o podaniu kontaktu do siebie (w stopce koniecznie numer telefonu) oraz adresu strony www i/lub Facebooka, gdzie można znaleźć więcej informacji, sprawdzić referencje
Najczęściej popełniane błędy w ofertach:
- W treści maila jest zbyt dużo niepotrzebnych informacji
- Wysyłanie maili hurtowo, do wszystkich, gdzie popadnie (spamowanie)
- Wysyłanie tej oferty zbyt często (więcej niż 1-2 razy do roku)
- Używanie różnych fontów, kolorów, pogrubień, podkreśleń – takie emaile KRZYCZĄ!!!!!! i męczą
- Wysyłanie zbyt dużych załączników – np. zdjęć w oryginalnym rozmiarze do druku – wszystko powinno być zebrane w jednym dokumencie pdf, a nie: pdf, doc, 3 jpg i 2 png + rider
- Wysyłanie zdjęć niskiej jakości
Wysyłając ofertę swojego projektu artystycznego zawsze musicie być pewni swojego “produktu”. Jeżeli sami nie wierzycie w to, co oferujecie, nie oczekujcie, że ktoś inny uwierzy w jego prawdziwą jakość. Musicie się także uzbroić w cierpliwość – nawiązanie współpracy czasami zdarza się szybko. Często trzeba będzie poczekać kilka miesięcy lub nawet lat, zanim uda wam się zagościć w danej instytucji. I z mojego doświadczenia jest tak, że na 100 wysłanych emaili dostaniecie może 10% odpowiedzi, a około 1-2 procent to będą realne zlecenia.
