Ja zawsze miałem jakiegoś hopla na punkcie organizacji. Lubiłem czytać książki na ten temat, ale też miałem jakąś wewnętrzną potrzebę zarządzania całościowo różnymi projektami. Zawsze starałem się stworzyć jakieś ramy, ścieżki, schematy, według których mógłbym się poruszać realizując różne projekty.
Poprzez „projekt” rozumiem każde działanie, które składa się przynajmniej z kilku etapów lub elementów. W branży artystycznej i na potrzeby tego artykułu, skupię się głównie za zarządzaniu projektem, jakim jest organizacja koncertu.
W muzyce aktywnie działam jako wokalista, swój manager i manager innych artystów. Każdy kolejny termin wpisany do kalendarza z automatu wymusza na mnie zaplanowanie wielu czynności poprzedzających dane wydarzenie, aby mogło być ono zrealizowane na najwyższym poziomie. Bez stresu i negatywnych, niepotrzebnych emocji.
Oczywiście zawsze bliska i do dziś bardzo praktyczna jest dla mnie metoda „Getting Things Done” (GTD) Davida Allena. Przetestowałem chyba wszystkie jej aspekty, łącznie oczywiście z kuwetą na biurku, którą do dziś mam w nieco zmodyfikowanej i bardziej mobilnej wersji. Od lat korzystałem też z różnych programów do zarządzania projektami i zadaniami. Były to m.in. Google Tasks (ten najprostszy z możliwych), Asana (dla mnie za bardzo rozbudowany i stworzony głównie do współpracy z innymi), Wunderlist (wchłonięty przez Microsoft), TickTick czy Any.do. Najbardziej jednak odpowiednim dla mnie narzędziem okazał się być Todoist.
Nasza przyjaźń nie zawsze była usłana różami. Ale nie o przeszłości, do sedna: Todoist jest dla mnie najprostszym (ładnym, estetycznym) i najbardziej efektywnym (funkcjonalnym) rozwiązaniem. To właśnie tam mam pozakładane różne projekty, wypełnione różnego rodzaju zadaniami. Żeby nie było: nie wrzucam tam zadań, które z założenia mają być notatką. Do tego używam Google Notes.
W moim Todoist mam następujące PROJEKTY i PODPROJEKTY:
REALIZACJE
Tutaj w postaci podprojektów mam zapisane wszystkie „realizacje koncertowe”, czyli koncerty, które mam do zrealizowania. Zarówno dla siebie, jak i dla innych. Każdy taki projekt zaczyna się od daty zapisanej wstecznie, czyli np. dzień 18 lutego 2025 roku zapisuję jako 250218, a po spacji krótka nazwa typu: tytuł koncertu i miejscowość. Poniżej przedstawię Wam strukturę zadań które mam w poszczególnych projektach.
FIRMA
W tym projekcie mam w formie podprojektów spisane różne obszary swojej działalności, czyli np. „Konsultacje managerskie„, „Kulturalne rewolucje„, „Pan Manager”, „Social media” itd. Może to być także księgowość albo inne aspekty ważne z punktu widzenia prowadzenia przez Was firmy.
PRIV
To ostatni projekt, z obszaru mojego życia prywatnego. Tam w formie podprojektów mam „Zdrowie”, „Zakupy”, „Pakowanie”, „Podróże”, „Pies”, itd. Z „Zakupów” korzystam bardzo często i to jest złoto.
Wróćmy do realizacji koncertowych. Todoist pozwala na stworzenie projektu i wyeksportowanie go jako szablon. Stworzyłem taki szablonowy projekt i za każdym razem, kiedy pojawia się nowa „Realizacja”, po prostu wgrywam zapisany w Todoist szablon i uzupełniam daty.
Korzystam z trzech sekcji:
Sekcja 1: Organizacja:
Sekcja 2: Realizacja
Sekcja 3: Rozliczenie.
Terminy uzupełniam od razu po wpisaniu każdego projektu, lub raz w tygodniu, w poniedziałek rano, kiedy mam zaplanowany przegląd wszystkich projektów. Wówczas o poranku z kawą w dłoni zaglądam do każdego projektu i sprawdzam, czy wszystko jest odpowiednio zaplanowane.
W Todoist bardzo ważną i przydatną rzeczą jest korzystanie z filtrów. Aby z nich korzystać, polecam do każdego zadania dodawać poszczególne cechy: określić obszar, czynność i datę (opcjonalnie nadać priorytet). Przykładowe wprowadzenie przeze mnie zadania w Todoist wygląda następująco:
Q – otwiera okienko z nowym zadaniem
Przypomnieć się w sprawie koncertu @telefon #BMNT !!2 jutro o 10
Todoist podpowiada konkretne oznaczenia i podlinkowuje odpowiednio wprowadzane treści. Mam również założone filtry, najczęściej korzystam z dwóch: „dziś telefon” i „dziś komputer”. Dzięki temu, pracując przy komputerze mogę wykonać najpierw czynności, których bez niego nie byłbym w stanie zrobić. A „dziś telefon” wybieram w czasie, który przeznaczam na wykonanie kilku telefonów na raz. Czasami dzwonię z samochodu, więc ten filtr bardzo mi pomaga wybrać tylko te zadania, które zaplanowałem na rozmowę telefoniczną.
Mam wrażenie, że Todoist ma dokładnie tyle funkcji ile potrzeba. Oczywiście, że chciałbym mieć jeden program do zarządzania kontaktami (CRM), notatkami, projektami, zadaniami. Ale jeszcze takiego nie znalazłem, który odpowiadałbym moim potrzebom. Dlatego w codziennej pracy nieodłącznymi narzędziami dla mnie są:
- kartka i pióro – do sporządzania szybkich notatek
- todoist – do planowania i zarządzania zadaniami
- kalendarz Google do zarządzania projektami, terminami, czasem
- Google Notes – do notatek, których nie mogę zgubić
A może istnieje takie narzędzie, które to wszystko spaja i jest niezawodne? Z jakich narzędzi w swojej pracy korzystacie? Dajcie znać na Facebooku!
