Jak wygląda organizacja dużego wydarzenia kulturalnego? Dlaczego warto zarządzać instytucją kultury z wykorzystaniem systemu ERP, powszechnie stosowanego w biznesie? Zobacz jak Toruńska Agenda Kulturalna korzysta z rozwiązań technologicznych w prowadzeniu projektów czy księgowości.
– W naszej pracy aktywnie korzystamy z rozwiązań technologicznych. Są nimi np. mappingi 3D, wyświetlane podczas Bella Skyway Festival na budynkach użyteczności publicznej. – opowiada Przemysław Draheim z Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
W działalności Toruńskiej Agendy Kulturalnej technologii nie brakuje. Instytucja organizuje m.in. teatry uliczne z ruchomymi konstrukcjami, koncerty na wodzie, widowiska w powietrzu czy wspomniany Bella Skyway Festival – międzynarodowy festiwal światła, który odwiedza co roku ponad 400 tysięcy widzów. Wszystkie te wydarzenia są napędzane technologią.
Jak wygląda zarządzanie instytucją kultury, która aktywnie bierze udział w cyfrowej transformacji kultury? Na to oraz wiele innych pytań odpowiedzą goście z Toruńskiej Agendy Kulturalnej podczas webinaru dedykowanego sektorowi kultury.
25 listopada o godz. 10:00 odbędzie się bezpłatny webinar „Cyfrowa transformacja instytucji – czy warto i dlaczego tak”.
Na spotkaniu zostaną poruszone tematy:
– jaka czeka nas przyszłość pod kątem cyfrowej transformacji w kulturze,
– jak usprawnić prowadzenie księgowości i zarządzanie projektami w instytucji kultury: dlaczego księgowa w Toruńskiej Agendzie Kulturalnej to nie tylko księgowa,
– jak budżetować oraz rozliczać wykorzystywane środków,
– dlaczego system ERP, który powszechnie jest stosowany w biznesie, jest niezbędny przy wprowadzaniu cyfrowej transformacji w sektorze kultury.
Webinar jest częścią cyklu bezpłatnych spotkań online „Biznes Trendy. Cyfrowa transformacja”, podczas których przedsiębiorcy dyskutują o praktycznym wykorzystaniu rozwiązań informatycznych w swojej pracy.
Zapisy na webinar „Cyfrowa transformacja instytucji – czy warto i dlaczego tak”.
Jako samorządowa instytucja kultury Toruńska Agenda Kulturalna już od jedenastu lat zajmuje się organizacją kilku z największych wydarzeń kulturalnych w Toruniu i regionie. Skupia się na kreowaniu oraz budowaniu kulturalnej marki miasta. Do zadań instytucji należy w szczególności organizowanie festiwali oraz przedsięwzięć artystycznych o charakterze krajowym i międzynarodowym, miejskich imprez cyklicznych, warsztatów oraz zajęć z zakresu edukacji kulturalnej. Instytucja od ponad 9 lat wspiera również organizacje pozarządowe oraz lokalnych twórców i ludzi kultury reprezentujących różne dziedziny sztuki, w ramach programu Mikrowsparcie. Projekt jest innowacyjnym pomysłem, który zakłada konkursowy system wsparcia rzeczowego dla organizatorów wydarzeń kulturalnych, w ramach którego osoby fizyczne, grupy nieformalne oraz organizacje pozarządowe przygotowujące wydarzenia kulturalne mogą ubiegać się o pomoc przy zakupie przedmiotów i usług niezbędnych do realizacji swoich inicjatyw.
– Wszystkie wydarzenia, projekty, mają swoje wymagania. Żeby je zorganizować, musimy korzystać ze sprawdzonych narzędzi – podkreśla Przemysław Draheim.
Jak w praktyce wygląda praca nad tak wieloma inicjatywami? Toruńska Agenda Kulturalna od ponad dziesięciu lat zarządza projektami, rozlicza je, prowadzi księgowość, kadry, a ostatnio pracuje w trybie zdalnym, korzystając z systemu ERP enova365. W praktyce instytucje kultury funkcjonują jak każde inne przedsiębiorstwo, dlatego korzystanie z systemów informatycznych, które są powszechnie stosowane w biznesie, jest dobrą praktyką.
– Z perspektywy instytucji samorządowej, potwierdzam – sprawdza się. Ułatwia obowiązki, usprawnia pracę, oszczędza czas. Wszystkie ważne dokumenty są dostępne od ręki. Sam system można ustawić tak, aby między innymi spełniał wymagania raportowania do jednostki organizacyjnej, tworzył skomplikowane zestawienia, czy na przykład rozliczał międzynarodowe projekty – opowiada o codziennej pracy z enova365 Przemysław Draheim.
Działalność instytucji, która od lat kreuje, organizuje, promuje i rozlicza spektakularne wydarzenia kulturalne oraz różne projekty z zakresu edukacji, może być porównywana z działalnością agencji eventowo-reklamowej. Co ją wyróżnia: działa w ramach przepisów właściwych dla jednostek sektora finansów publicznych. Złożoność takich działań wymaga od nowoczesnej instytucji kultury zarówno dynamiki i efektywności w prowadzonych działaniach jak i pełnego poszanowania dla istniejącego porządku prawnego. Jest to zadanie niełatwe, wymagające sprawnego łączenia zagadnień związanych z logistyką, handlem, reklamą oraz pracą fizyczną, a jednocześnie wymagające szerokiej wiedzy w zakresie kultury.
Nie bez powodu enova365 jest najbardziej doceniana przez księgowość:
– System jest dostosowany do zmian w przepisach. Nie pozwala popełnić błędu lub pokazuje komunikat, który pozwala użytkownikowi wykonać daną czynność zgodnie z obowiązującymi przepisami. Widzę, jak od 10 lat system się rozwija. Co więcej, producent umożliwia wprowadzanie nowych, niszowych rozwiązań – co jest niezbędne w instytucji kultury – tłumaczy Dorota Wiśniewska, Główny Księgowa Toruńskiej Agendy Kulturalnej.
Ostatnio rok pokazał, że przejście na pracę zdalną nie wymagał dodatkowych nakładów pracy. Pracownicy korzystają z komputerów z domu, mając w systemie takie same funkcjonalności jak wersje zainstalowane stacjonarnie w instytucji. Toruńska Agenda Kulturalna może bez przeszkód realizować wiele projektów kulturalnych jednocześnie, zarządzać kadrami, płacami oraz rozliczać wykorzystane środki.
Cyfrowa transformacja kultury to zatem nie tylko możliwość płatności zbliżeniowej w kasie czy digitalizacja zbiorów. To także, a może przede wszystkim, praca z narzędziami, które usprawnią codzienną pracę. Wdrażanie rozwiązań informatycznych, które są powszechnie stosowane w biznesie, to naturalny etap profesjonalizacji instytucji kultury. Warto wiedzieć już teraz, jak włączyć te rozwiązania do zarządzani projektami czy rozproszonym zespołem.
